個人情報のお取り扱いについて(IT重説用)

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個人情報のお取り扱いについて

IT重説実施の際には、重要事項説明の中には、説明の相手方(お客様)の個人情報や、貸主等の個人情報や宅地建物取引士の個人情報も含まれていることから、宅地建物取引士に無断で録音・録画することの無いようにあらかじめ次のことを確認し、ご注意下さいますよお願い申し上げます。

・重要事項説明が実施された際に取り交わされた宅地建物取引士及び第三者に関する個人情報は、宅地建物取引士の同意なく、第三者への提供や公開を行わないで下さい。
・重要事項説明の録画・録音は、宅地建物取引士の同意なく行わないで下さい。
・宅地建物取引士や第三者の個人情報を含むデータ・書面等の管理は、適切に行ってください。

個人情報保護方針

賃貸スマイル株式会社(以下、当社という。)は、個人情報取り扱い事業者として、お預かりする個人情報のお取り扱い保護を重大責務と認識し、個人情報保護に関する法令尊守と周知徹底に努めております。以下のとおり実施しておりますので、何卒、よろしくお願い申し上げます。

個人情報とは

不動産仲介業にて、お預かりするお客様の氏名、生年月日、住所、お電話番号、ご職業、メールアドレス、物件情報、その他、個人を特定する為に必要とされる情報になります。
物件情報も、『他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができる』個人情報になります。

個人情報の利用目的

当社は今後、お客様との不動産取引に関し、下記書類を必要に応じてご提出頂くことになります。
下記書類に記載されたお客様の個人情報のお取り扱いは、下記一覧表の通り利用するほか、次の目的で利用致します。
① 不動産の賃貸借契約の相手方を探索する事。
② 賃貸借契約(連帯保証契約を含)、媒介契約、管理委託契約等を締結すること及び契約に基づく役務を提供する事
③ 不動産の賃貸借、媒介、管理等に関する情報を提供する事
④ 上記①~③の役務、情報を提供するために、郵便物、電話、電子メール等により連絡する事
⑤ お客様からのお問合わせに応じるため及び④の目的を達成するために必要に応じて保管する事
⑥ 賃貸借契約上の手続き、付帯商品・サービスの提供
⑦ 建物管理業務の実施(家賃の集金、建物維持管理等)、賃貸借更新契約の手続き
上記業務において、必要とされる提携保険会社・信用調査会社・提携工事会社・引越会社に委託・提供する場合は、当社の個人情報保護委託水準を満たしている業者を選定し、情報の漏洩等が行われない旨を契約により義務付けております。

個人情報記載の資料等 利用目的
お客様受付カード お客様の情報や希望条件を記入して頂き、希望に合った物件を紹介する為
入居申込書 貸主に契約申込みの意思表示する為、貸主又は貸主代理にて入居審査の為
入居資格に関する参考書類 貸主又は貸主代理にて入居審査、本人確認の為
公的身分証明書、印鑑証明書 契約予定者及び同居者、連帯保証人の本人確認の為
重要事項説明書 宅地建物取引業法第35条に定める重要事項を説明するため。宅地建物取引業法第49条に基づき写しを取引台帳として5年以上保存します。
賃貸借契約書 不動産取引における当事者の契約関係を明確にするとともに、宅地建物取引業法37条に定める書面を交付するため。宅地建物取引業法第49条に基づき写しを取引台帳として5年以上保存します。
連帯保証人引受承諾書 連帯保証人が特定の賃貸借契約につき、連帯保証する意思がある事を明らかにする為
親権者同意書 賃借人が未成年者等の場合、法定代理人の同意を得る為
物件状況チェックリスト 入居時に物件の状況を確認し、原状回復の範囲を決定する為
家賃未払いのお知らせ 家賃滞納につき、借主に知らせ、支払いを促す為
賃料支払確約書 借主に滞納家賃の支払いを約束してもらう為
賃貸借契約解約通知書 契約期間中に貸主あるいは借主の都合により賃貸借契約を終了させる為
期間満了・更新のお知らせ 契約期間が満了するにあたり、貸主側で借主側の契約更新意思を確認する為
修繕費負担額合意書 退去時の修繕、原状回復費用を合意する為
敷金精算証明書 敷金返還の際に精算内容を明らかにする為
定期借家の説明書 定期建物賃貸借契約の場合で、契約締結前に貸主から借主に対し説明する為
定期借家契約終了についての通知 定期建物賃貸借契約で、期間満了の1年前から6ヶ月前までに貸主から借主に対し通知する為。

個人情報の開示

当社は、次の目的以外に個人情報を第三者に開示する事はありません。
① お客様の同意を得た場合。
② 人の生命、身体、財産の保護の為に必要であり、お客様の同意を得ることが困難である場合。
③ 法令等の要請に基づき開示する場合。

お問い合わせ

個人情報保護に関するお問い合わせ下記窓口にて受付しております。
賃貸スマイル株式会社本八幡店『個人情報(IT重説)お問い合わせ窓口』
TEL. 047-709-7770
MAIL. an@c-smile.co.jp

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